Des guides pour le bureau, pas des articles de blog.

Quel que soit l'outil que vous quittez, vos adhérents et vos cotisations tiennent dans un fichier. La migration se fait en trois étapes, sans rien perdre et sans double saisie.

1. Exporter depuis votre outil actuel

Depuis un logiciel de gestion d'association : export CSV des adhérents avec toutes les colonnes (nom, prénom, e-mail, date de naissance, adresse, téléphone, statut, section, exemption de cotisation, date d'échéance), et export des cotisations si vous voulez conserver l'historique. Depuis un tableur : une feuille par saison suffit, avec une ligne par membre. Ne retouchez rien à la main : les corrections se font après l'import, avec le tableau de bord sous les yeux.

2. Importer dans Le Fanion

Licenciés → Import → votre fichier. Le Fanion reconnaît les colonnes usuelles, vous laisse corriger la correspondance, signale les doublons (même e-mail et même date de naissance) et affiche un aperçu avant d'écrire quoi que ce soit. Les statuts (président, trésorier, membre actif, bienfaiteur, ancien) deviennent des statuts avec la même priorité ; l'exemption de cotisation et la date d'échéance sont conservées ; les groupes deviennent des sections et des équipes.

3. Vérifier et ouvrir

Le tableau de bord classe vos membres : à jour, bientôt expirés, expirés, jamais adhérents. Créez la saison, vos formules, puis ouvrez les inscriptions en ligne : le renouvellement pré-rempli prend deux minutes à chaque membre, et seules les pièces expirées sont redemandées.

Ce qui change : les champs libres deviennent des champs personnalisés, les modèles de mails sont repris avec leurs variables, les paiements de la saison en cours peuvent être repris. Gardez votre ancien outil en lecture pendant un mois ; ensuite, vous ne l'ouvrirez plus.

Depuis le décret 2021-564, la plupart des clubs demandent trop de certificats. Voici la règle, et comment Le Fanion l'applique pour ne demander que ce qui est dû.

Les mineurs

Un questionnaire de santé rempli chaque saison par le mineur et ses parents. Un certificat médical de moins de six mois n'est demandé que si une réponse au questionnaire est positive.

Les majeurs

Depuis la loi du 2 mars 2022, chaque fédération décide : questionnaire, certificat périodique ou rien. Le Fanion paramètre l'exigence par formule et par fédération.

Les disciplines à contraintes particulières

Plongée, sports de combat, armes, sports mécaniques, entre autres : certificat annuel obligatoire, quel que soit l'âge.

Ce que Le Fanion fait

• Le questionnaire est un formulaire dans le parcours d'adhésion ; seule l'information « au moins une réponse positive » est visible du bureau, les réponses sont chiffrées comme des données de santé.
• Le certificat est demandé seulement quand il est dû, avec sa date de validité suivie et une redemande automatique à l'expiration.
• Ces pièces sont purgées selon leur validité, pas conservées trois ans comme le reste du dossier.

Vérifiez toujours le règlement médical de votre fédération : il prime.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l'émission devient obligatoire par étapes jusqu'en septembre 2027. Qu'est-ce que cela change pour un club ?

Ce que reçoit votre club

Nos factures d'abonnement passent par une plateforme agréée : vous recevez une facture conforme, déposée dans votre espace, avec le format Factur-X.

Ce qu'émet votre club

Les reçus et factures aux licenciés sont du B2C : des PDF conformes suffisent (numéro continu, identité du club, mentions légales). Le Fanion les produit et les numérote par saison.

Le cas particulier

Un club assujetti à la TVA qui facture un sponsor entreprise après septembre 2027 devra émettre cette facture par une plateforme agréée. Le Fanion prépare un export Factur-X des factures partenaires pour ce cas ; parlez-en à votre expert-comptable.

Depuis la loi du 19 février 2024, les deux titulaires de l'autorité parentale protègent en commun le droit à l'image de l'enfant. Publier la photo d'un licencié mineur sur le site, l'écran du club-house ou les réseaux demande donc leur accord à tous les deux.

Comment Le Fanion le gère

• Le consentement est demandé par usage : site du club, écrans, réseaux sociaux.
• Pour un mineur, le second parent reçoit un lien pour donner le sien ; le consentement est valide seulement quand les deux sont enregistrés.
• Chaque consentement est horodaté et révocable depuis l'espace membre ; la grille de photos et le trombinoscope n'affichent que les consentements valides.

Pensez aussi aux photos de groupe : un enfant sans consentement doit en être retiré ou flouté avant publication.

Le gymnase est au sous-sol, le Wi-Fi de la mairie ne passe pas, la 4G plafonne à une barre. La buvette doit tourner quand même.

Avant

• Installez l'application Terminal sur les téléphones des bénévoles, connectez chacun avec son compte, ouvrez l'événement une fois en ligne : la liste des billets et les produits se chargent.
• Préparez les fonds de caisse (50 € en pièces et petits billets par caisse) et les jetons prépayés si vous les utilisez.
• Batteries externes : une heure de scan à écran allumé consomme un quart de batterie.

Pendant

• Le bandeau du Terminal affiche « Hors ligne » et le nombre d'opérations en attente ; tout fonctionne.
• Carte bancaire : encaissez sur votre TPE, puis enregistrez la vente en « Carte » dans le Terminal pour que le rapport soit juste.

Après

• Dès qu'un téléphone retrouve le réseau, il synchronise ; un billet passé sur deux téléphones hors ligne est signalé dans le rapport.
• Clôturez chaque caisse avec un comptage : l'écart est calculé, le rapport Z part au trésorier.